Antalya yılda 150+ uluslararası konferans ve etkinliğe ev sahipliği yapar. Bunların yaklaşık 50'sinin havalimanı lojistiğini biz yönetiyoruz. İşte doğru yapıldığında nasıl çalışır.
Tipik etkinlik profili
- Delegeler: 80–250 varış ve kalkış
- Uçuş varışları: 2–3 gün yayılmış, 15–30 ayrı uçuş
- Oteller: genelde 2–4 konferans oteli (Regnum Carya, Titanic Deluxe, Rixos Premium Belek, Calista Luxury)
- Diller: birincil İngilizce, artı etkinliğe özel (tıbbi = Almanca ağırlıklı; teknoloji = Rusça ağırlıklı)
6 hafta önce
- Delege listesini ve uçuş detaylarını onaylayın (organizatör genelde kayıt formuyla toplar)
- Otel atamalarını onaylayın
- Araç hacim SLA'sı ile sözleşme imzalayın (tepe saatlerde bile araç garantisi veriyoruz)
- Karşılama stilini kararlaştırın: genel "Konferans Adı" tabelası veya bireysel delege isim tabelaları
4 hafta önce
- Transfer listesi oluşturun: delege başına bir satır — ad, uçuş, varış saati, otel, dönüş uçuşu
- Araçları tahsis edin: genelde 30 dakika içinde gelen uçuşları aynı araçta eşleştiriyoruz
- Şoförleri bilgilendirin: tekrarlayan konferanslar için her yıl aynı şoför havuzunu atıyoruz
- WhatsApp grubu kurun: organizatör + dispatch'imiz + etkinlik koordinatörü. Gerçek zamanlı güncellemeler
Etkinlik günü lojistiği
- Konferans logolu çok dilli tabelalar
- Havalimanında dispatcher: 100+ delege için varışlarda özel dispatcher konuşlandırıyoruz
- Uçuş izleme: Flightradar24 ile tüm uçuşları takip, inişten 20 dakika önce araç gönderimi
- Organizatöre WhatsApp güncellemesi her varışta
- Yedek araçlar iptal/gecikme için hazır
Örnek: 180 delegeli tıbbi konferans
Yakın zamandaki gerçek vaka:
- Varışlar: 3 gün, 14 uçuş, 180 kişi
- Kullanılan araç: 32 (Vito, V-Class, Sprinter minibüs karışımı)
- Toplam transfer: 360 (varış + kalkış)
- Ortalama varış bekleme: 4 dakika
- Zamanında oranı: %99,2 (1 uçuş iptali yeniden programlandı)
- Toplam fatura: €18.900 (delege başı ortalama €52, iki yön)
Fiyatlandırma modeli
Etkinlikler için sunduklarımız:
- Hacim katmanı fiyatlandırma: 50+ transfer için tüketici fiyatımızdan %15'ten başlayan indirim
- Sabit oranlı seçenekler: örn. araç türü ne olursa olsun "delege başı €35 tek yön" — daha basit bütçeleme
- Konsolide aylık fatura: NET 30 ödeme şartları
- Voucher kodları: delegeler özel URL'den kendileri rezerve eder, etkinlik hesabına yansıtılır
Yaygın başarısızlık modları (ve nasıl önlüyoruz)
- Kapıda no-show: dispatcher inişten 15 dk önce WhatsApp ile teyit eder
- Kayıp delege: net isim tabelaları + delegeye görünür şoför WhatsApp'ı
- Geç uçuş: uçuş takibi + 4 saatlik bekleme tamponu dahili, ek ücret yok
- Uçuş iptali: yeni uçuşa otomatik yeniden rezervasyon, ceza yok
Başlamak için
Etkinliğinizden en az 6 hafta önce WhatsApp'tan yazın. Dahil edin: tarihler, yaklaşık delege sayısı, birincil otel(ler), tercih edilen iletişim dili. 24 iş saati içinde teklif gönderiyoruz.