Анталия принимает 150+ международных конференций в год. Мы занимаемся аэропортовой логистикой около 50 из них. Вот как это работает правильно.
Типичный профиль события
- Делегаты: 80–250 прилётов и вылетов
- Прилёты: распределены на 2–3 дня, 15–30 отдельных рейсов
- Отели: обычно 2–4 конференц-отеля (Regnum Carya, Titanic Deluxe, Rixos Premium Belek, Calista Luxury)
- Языки: первичный английский, плюс событийный (медицинские = больше немецкого; тех = больше русского)
За 6 недель
- Подтвердить список делегатов и детали рейсов
- Подтвердить назначение отелей
- Подписать контракт с SLA объёма автомобилей
- Определить стиль встречи: общая табличка с названием или индивидуальные имена
За 4 недели
- Построить манифест трансферов: по строке на делегата
- Назначить автомобили: мы сопоставляем рейсы, прибывающие в течение 30 минут, к одному автомобилю
- Инструктаж водителей: для повторяющихся конференций назначаем тот же пул водителей ежегодно
- WhatsApp-группа: организатор + диспетчерская + координатор события
Логистика в день события
- Многоязычные таблички с логотипом конференции
- Диспетчер в аэропорту: для 100+ делегатов выделяем специального в прилёт
- Отслеживание рейсов: через Flightradar24, автомобили за 20 мин до посадки
- WhatsApp-обновления организатору на каждом прилёте
- Резервные автомобили на случай отмен/задержек
Пример: медицинская конференция на 180 делегатов
Недавний реальный случай:
- Прилёты: 3 дня, 14 рейсов, 180 человек
- Использовано автомобилей: 32 (микс Vito, V-Class, Sprinter)
- Всего трансферов: 360 (прилёт + вылет)
- Среднее ожидание: 4 минуты
- Своевременность: 99,2% (1 отмена рейса перепланирована)
- Общий счёт: €18 900 (среднее €52 на делегата, оба направления)
Модель цен
Для событий предлагаем:
- Объёмные скидки: от 15% от потребительских цен для 50+ трансферов
- Фиксированные ставки: например "€35 на делегата в одну сторону" независимо от авто — проще бюджетирование
- Консолидированный месячный счёт: условия NET 30
- Коды ваучеров: делегаты бронируют сами через кастомный URL, списание на счёт события
Частые проблемы (и как избегаем)
- Не явился у выхода: диспетчер подтверждает за 15 мин до посадки в WhatsApp
- Потерянный делегат: чёткие таблички + WhatsApp водителя виден делегату
- Задержанный рейс: отслеживание + 4-часовой буфер ожидания встроен, без доплат
- Отмена рейса: автоматическая перерегистрация на новый рейс, без штрафов
Начать
Пишите нам в WhatsApp минимум за 6 недель до события. Включите: даты, примерное число делегатов, основной отель(и), предпочтительный язык общения. Отправим предложение в течение 24 рабочих часов.