Antalya beherbergt 150+ internationale Konferenzen und Events pro Jahr. Wir kümmern uns um die Flughafenlogistik für etwa 50 davon. So funktioniert es richtig.
Typisches Event-Profil
- Delegierte: 80–250 Ankünfte und Abflüge
- Flugankünfte: verteilt über 2–3 Tage, 15–30 separate Flüge
- Hotels: meist 2–4 Konferenzhotels (Regnum Carya, Titanic Deluxe, Rixos Premium Belek, Calista Luxury)
- Sprachen: primär Englisch plus eventspezifisch (medizinisch = mehr Deutsch; Tech = mehr Russisch)
6 Wochen vorher
- Delegiertenliste bestätigen und Flugdaten
- Hotel-Zuweisungen pro Delegiertem bestätigen
- Vertrag unterzeichnen mit Fahrzeugvolumen-SLA
- Begrüßungsstil festlegen: allgemeines "Konferenzname"-Schild oder individuelle Delegiertennamen
4 Wochen vorher
- Transfer-Manifest erstellen: eine Zeile pro Delegierten
- Fahrzeuge zuweisen: meist matchen wir Flüge, die innerhalb 30 Min ankommen, zum selben Fahrzeug
- Fahrer briefen: für wiederkehrende Konferenzen weisen wir jedes Jahr dieselben Fahrer zu
- WhatsApp-Gruppe einrichten: Organisator + unser Dispatch + Event-Koordinator
Event-Tag-Logistik
- Mehrsprachige Schilder mit Konferenzlogo gedruckt
- Dispatcher am Flughafen: bei 100+ Delegierten platzieren wir einen dedizierten Dispatcher
- Flugüberwachung: alle Flüge über Flightradar24, Fahrzeuge 20 Min vor Landung entsandt
- WhatsApp-Updates an Organisator bei jeder Ankunft
- Reservefahrzeuge bereit für Stornierungen/Verspätungen
Beispiel: 180-Delegierte-Medizinkonferenz
Aktueller Fall:
- Ankünfte: 3 Tage, 14 Flüge, 180 Personen
- Eingesetzte Fahrzeuge: 32 (Mix aus Vito, V-Klasse, Sprinter)
- Transfers insgesamt: 360 (Ankunft + Abflug)
- Durchschnittliche Ankunftswartezeit: 4 Minuten
- Pünktlichkeitsrate: 99,2% (1 Flugstornierung neu geplant)
- Gesamtrechnung: €18.900 (Ø €52 pro Delegiertem, beide Wege)
Preismodell
Für Events bieten wir:
- Volumen-Tier-Preise: ab 15% Rabatt auf Verbraucherpreise für 50+ Transfers
- Pauschaloptionen: z.B. "€35 pro Delegiertem eine Richtung" unabhängig vom Fahrzeug
- Konsolidierte Monatsrechnung: NET-30-Zahlungsbedingungen
- Voucher-Codes: Delegierte buchen über individuelle URL, Event-Konto abgerechnet
Häufige Ausfallmodi (und wie wir sie vermeiden)
- No-Show am Gate: Dispatcher bestätigt 15 Min vor Landung per WhatsApp
- Verlorener Delegierter: klare Namensschilder + Fahrer-WhatsApp sichtbar
- Verspäteter Flug: Flugverfolgung + 4-Stunden-Wartepuffer eingebaut, keine Extragebühr
- Flugstornierung: automatische Umbuchung auf neuen Flug, keine Strafe
Einstieg
Schreiben Sie uns mindestens 6 Wochen vor Ihrem Event per WhatsApp. Enthalten: Daten, ungefähre Delegiertenzahl, Haupthotel(s), bevorzugte Kontaktsprache. Wir senden ein Angebot innerhalb 24 Geschäftsstunden.